自古宫廷设置官阶层次，主要为了分别岗位职责。在职位角色上，如果说必定存在“高、低、尊、卑”的差别，究其实质性的根本问题，只不过就是各自担当的责任不同而已。
古往今来，帝王之所以戴冠冕理政，其中意味着需要明暗兼听；而大臣们为何要配鸣玉上朝，内含着殿堂之上必须要磊落光明。所以帝王只要英明智慧，并且大臣能够公正不阿，则朝堂之上才会出现裁决明确果断，而宫廷之外，便会伴随功成名就不断。
《尚书·虞书·尧典》记载，唐尧理政咨询四岳长老，而《尚书·虞书·舜典》讲述，虞舜委命八位贤人创业立功。所以殿堂之上，无论谦让推举，还是阐明主见，他们都是面对面的口头问答，在当时还没有书面的文字交流。至于殿堂之上，他们进行口头问答的事项内容，也就是后来所谓“奏、章、书、表”的用途和意义；至于宫廷内外，针对建功立业的表彰和奖励，那些属于“加官进爵”时典礼的内容和形式。
商朝初期，史传太甲（姓子又名至或祖甲是太丁之子商汤长孙商朝第4位君王）继位后昏庸无德，顾命大臣伊尹，书写《伊训》《肆命》《徂后》等，给予训诫，并有“桐宫之囚”的说法。三年后，太甲悔过复位理政，伊尹又作三篇《太甲训》给予褒奖。于是大臣与君王之间，以往只是面对面的交流，由此开始便有了通过文书来表达心愿的方法方式。
姬周伊始，君王与大臣之间议政，虽然依旧延续夏朝和商朝的仪式，但是更加注重文书记录。例如《诗经·大雅·江汉》的记载，召虎（召穆公姬虎西周中兴周宣王的重臣）平定淮夷后，受到周王奖励，随后铸造礼簋并刻铭文，其中有“虎拜稽首，对扬王休。”（召虎叩头，答谢周王英明。）；再如《左传·禧公二十八年》记载，晋文公晋升伯爵后，答谢辞中有“再拜稽首，奉扬天子之丕显休命。”（再次叩头，万分感谢周王至高无上的英明决策。）由此可见，这一时期口头表达与记入文献，虽然还没有完全区别开来，但是对于帝王的奖赏都会特别庄重地记录下来了。步入战国时代，朝廷上下交流的方式内容，尽管变化不大，却将递交君王的文书一律改称为“上书”了。
汉代立国之初，朝廷规范天下礼仪规格，对于递交皇帝的文书，明确了四种名称：一叫“章”，二叫“奏”，三叫“表”，四叫“议”。“章”用于答谢皇恩，“奏”用于弹劾检举，“表”用于申请倾诉，“议”用于判断说明。
何谓“章”呢？单从字义上讲，“章”就是“明”，即明亮、闪烁。《诗经·大雅·棫朴》中说“倬彼云汉，为章于天。”（结合原诗大意是：文王军队的士兵，雄伟壮阔的就像天上璀璨斑斓洒满天的银河啊。）这里的“章”就是“明亮、闪烁”的意思。若指代事物表面的色彩，一般红白颜色交错就是“章”。
何谓“表”呢？在字形上，“表”源自最早披在人身上的皮毛，即衣服。若在字义上，“表”的意思，如同与“根”相对的指代植物末梢或枝叶的“标”，大致包含“表面、标志、显示、说明”等。在《礼记》中《表记》一篇，就是讲解君子的外在品德表现。“表”如果应用于器物，像测量日影的晷和计量时间的漏，也都被称为“表”。
所以说，凡文章一旦冠名“章”“表”，究其用途和目的，大致上涵盖着上述一些内容和意义吧。
在刘歆的《七略》和班固的《汉书·艺文志》里面，即便一些民间歌谣也都被编辑入册，而像记录国家治理对策的“章、表、奏、议”却未见收纳。此等现象，岂不怪哉。分析其中可能原因，大概这一类文件另有专属机构负责保管和编纂吧。所以，在整个西汉时期，就是单纯表达致谢感恩的“表”，都极少遗存。但到了东汉，由于选拔官员的“察举制”得到推行，朝廷内外开始特别看重书写章表的能力，所以此类文体存世，一下子多了起来。例如左雄（公元？-138年字伯豪南阳涅阳人东汉官员）的《上疏陈事》，一时成了尚书奏议的典范；而胡广（字伯始东汉桓帝司空灵帝太傅）的章奏，则被当时安帝称为“天下第一”。他们二人的章书都堪称这一文本的杰作，尤其胡广的“谒陵”章本（亡轶具体内容不详），从中可以真切感受到何为“文学典范”的优美所在啊。
远在春秋时期，晋文公被晋升伯爵后，是经过三次推辞谦让，才接受册命。所以汉代末年，凡用于答谢的表，也有谦让三次的礼数。因此，据传曹操曾经说过：“为表不必三让，又勿得浮华。”（上表不必三次谦让，更不需要矜持浮夸。）所以，曹魏初期的章表，多数都是就事论事，若推究其文辞，确实谈不上优美。然而，像孔融的《荐祢衡》，不仅意气风发，而且文采飞扬。再者，像诸葛亮的《出师表》，更是志气轩昂，而且畅快淋漓。单论这两篇文章，尽管从义理到文采，基本上是各表一枝并不尽相同，却同样属于“表”文体中的经典之作啊。至于陈琳和阮瑀的章表，在当时就已经盛名显赫了，所以曹丕在《典论论文》中说：“琳瑀之章表书记，今之隽也。”（陈琳、阮瑀的章、表、书、记在当下最为优秀）。而在《与吴质书》中，曹丕又说：“孔璋章表殊健。”（陈琳的章表特别优秀）因此，在章表文体中，陈琳的作品